读《金字塔原理》

作者简介:芭芭拉•明托,麦肯锡公司第一位女性咨询顾问。明托是哈佛商学院录取的第二批女学员之一,毕业时被国际知名管理咨询公司——麦肯锡聘请为该公司有史以来的第一位女性咨询顾问。她在写作方面的优势很快得到麦肯锡高层的赏识,负责提高麦肯锡公司员工的写作能力,致力于探索条理清晰的文章所必需的思维结构。本书在1973年首次出版,当即引起轰动,畅销欧美市场30年不衰,书中传授的方式与技巧,被公认为即便对于最有经验的管理者来说也是十分关键的。

表达的逻辑

为什么要用金字塔结构

文章中的思想必须符合以下规则:

  • 纵向:文章中任一层次上的思想必须是其下一层次思想的概括
  • 横向:每组中的思想必须属于同一逻辑范畴
  • 横向:每组中的思想必须按逻辑顺序组织

组织思想基本上只可能有4种逻辑顺序:

  • 演绎顺序:大前提、小前提、结论
  • 时间顺序:第一、第二、第三
  • 结构顺序:波士顿、纽约、华盛顿
  • 程度顺序:最重要、次重要、等等

金字塔内部的结构

利用金字塔中的子结构,能够加快你梳理思想的过程:

  • 主题与子主题之间的纵向关系
  • 各子主题之间的横向关系
  • 序言的叙述方式

如何构建金字塔

自上而下法构建金字塔的步骤:

  • 提出主题思想
  • 设想受众的主要疑问
  • 写序言:背景-冲突-疑问-回答
  • 与受众进行疑问/回答式对话
  • 对受众的新疑问,重复进行疑问/回答式对话

自下而上思考:

  • 列出你想表达的所有思想要点
  • 找出各要点之间的逻辑关系
  • 得出结论

序言的具体写法

文章的序言(前言、引言、导言)概括读者已知的信息,并将这些信息与文章将要回答的疑问建立联系,然后作者就可以将全部精力放在提供回答疑问的答案上。如果是写文章,就是“序言”;如果是演讲,就是“开场白”。

文章的序言必须用讲故事的形式,也就是说,序言必须先介绍读者熟悉的某些“背景”,说明发生的“冲突”,并由此引发读者的“疑问”,然后针对该“疑问”给出“答案”。这种讲故事的形式对于组织读者已知的信息非常有用。你一旦掌握了这种方法,就能够迅速构思出较短文章的结构。

之所以序言要用讲故事形式,是为了让读者抛开复杂的思想,专注于你的话题。激发读者兴趣,吸引注意力:新奇、悬念、与读者本人相关。

序言应当介绍4要素:

  • 介绍背景
  • 指出冲突
  • 引发疑问
  • 给出答案

演绎推理与归纳推理

演绎是一种线性的推理方式,最终是为了得出一个由逻辑词“因此”引出的结论。归纳推理是将一组具有共同点的事实、思想或观点归类分组,并概括其共同性或论点。在演绎过程中,每个思想均由前一个思想导出;而在归纳过程中则不存在这种关系。

演绎推理非常繁琐,主要是因为演绎推理必须从简单明了的思想推导出复杂的思想,所以在写作过程中不要过多的使用演绎推理。而归纳与此相反,归纳法先说明如何做到,然后再详细阐述为什么,在实际情况中,归纳法往往效果更好,这是因为先说明行动,后说明原因,而读者往往最关心的就是那些行动。

如果把文章想象成金字塔的多层级结构,那么在较低的层次上使用演绎推理是可以的,但是在较高的层次上,归纳法总是比演绎法更容易理解,为什么这样讲?如果读者必须读完十几页,才能找到演绎推理的第一步和第二步之间的关系,又必须再读十几页才能找到第二步和第三步之间的关系,那么读者就无法快速理解这次演绎推理。

如果准备在金字塔结构的较低层次上使用演绎推理,需要注意如下两点

  • 演绎推理的过程不要超过4个步骤
  • 推导出的结论不要超过两个

演绎推理需要完成3个步骤

  • 阐述世界上已存在的某种情况
  • 阐述世界上同时存在的相关情况。如果第二个表述是针对第一个表述的主语或谓语的,则说明这两个表述相关
  • 说明这两种情况同时存在时隐含的意义

演绎推理与归纳推理的区别

  • 演绎推理,第二点是对第一点主语或谓语的论述
  • 归纳推理,同组中的思想具有类似的主语或谓语

思考的逻辑

应用逻辑顺序

所有列入同一组中的思想必须具有某种逻辑顺序,这条规则可以保证你列入同一组中的思想确实属于这一组,还可以防止你遗漏任何相关的思想。常用的顺序主要有三种:时间顺序、结构顺序、程度顺序。

概括各组思想

思想的表达方式可以是行动性语句,即告诉读者做什么事;也可以是描述性语句,即告诉读者关于某些事的情况。

  • 概括行动性思想(介绍采取的行动、行为、步骤、流程)时,应说明采取行动后取得的“结果”(效果、达到的目标)
  • 概括描述性思想(介绍背景、信息)时,应说明这些思想具有的“共同点的含义”(共同点的意义)

解决问题的逻辑

界定问题

判断问题是否存在,通常要看经过努力得到的结果与希望得到的结果之间是否有差距。由某一特定背景导致的某一特定结果,称为非预期结果(R1,Undesired Result)。“问题”是指你不喜欢某一结果,想得到其他结果,称为期望结果(R2,Desired Result)。解决方案则是指如何从现状R1到目标R2。

结构化分析问题

分析问题的标准流程是:收集信息->描述发现->得出结论->提出方案。经过一系列有意识、有条理地去收集事实,得出符合逻辑的发现。但是多数人都是收集该领域一切可以收集到的资料,等所有事实和资料齐备时才正式开始分析。这种做法可行,但是需要付出额外的辛苦,比较好的方法是建立诊断框架和逻辑树指导,来分析和引导思维,不仅能提高解决问题的效率,而且简化了把结果构建成金字塔的工作。

结构化分析问题的方法主要是

  • 从信息资料入手
  • 设计诊断框架
  • 使用诊断框架
  • 建立逻辑树
  • 是非问题分析

演示的逻辑

在纸面上或屏幕上展示你的思想时,无论采用何种形式,在视觉上,你都需要确保能加强组成金字塔的思想之间的逻辑性和它们之间的相互关系。读者或观众总是先看到逻辑关系的存在,然后才能理解它。因此你要用读者眼睛所看到的来强化她们的头脑所接收的。

在书面上呈现金字塔

一般来说,文章较短,读者很容易明白文中的要点及其相互之间的关系。而对于长文,要突出显示文章的框架结构,在页面上呈现出金字塔层级,常见的方法很多,如下所示:

  • 多级标题法
  • 下划线法
  • 数字编号法
  • 行首缩进法
  • 项目符号法

另一个注意点是文章的上下文之间要有过渡,在写完序言后,进入文章正文,需要一段简短的文字,在每组主要思想观点开始或结束的地方稍作铺垫,让读者知道已经论述的和下一步计划论述的内容,同时保证论点和论点之间的连接流畅且不机械。

在PPT演示文稿中呈现金字塔

设计PPT演示文稿的最基本原则

  • 文字幻灯片应只包含最重要的、经过适当分组和总结的思想,叙述时应尽量简洁
  • 演示文稿应图文并茂,使用各种图表相配合
  • 演示文稿应呈现经过深思熟虑后的故事梗概和剧本
  • 演示文稿中,理想的图表比例占90%,文字占10%

制作现场演示用的文字幻灯片时,需要强调的是,只有你,演示者,才是表演的明星。房间里所有听众最感兴趣的不是幻灯片,而是你。幻灯片只不过是视觉上的辅助手段,其作用主要是让演示更加生动。

决定一张幻灯片的内容,应牢记以下指导性原则

  • 每次只演示和说明一个论点
  • 论点应使用完整的陈述句,而不是标题性语言
  • 文字应尽量简短
  • 使用简单的词汇和数字
  • 字号应足够大
  • 注意幻灯片的趣味性
  • 用逐级展开呈现,提高趣味性

在字里行间呈现金字塔

在理解每个字词的时候,你的头脑中应该逐步描绘出一幅思想图画。当你理解一个又一个的短语和句子时,图画的细节变得更加丰富。你所描绘的图像不是摄影意义上的图像,而是作者所说的“记忆图像”,随着文章的进展而逐渐清晰起来。有关记忆的研究已经证明图像能帮助增加记忆,但同时也表明,忘记和添加哪些细节取决于人们的感情偏好。尽管如此,记忆图像确实能在阅读过程中,帮助你逐字逐句记忆段落和从中提取信息。

以图像形式存储知识非常重要,因为阅读是一个逐字逐句进行的过程,而且我们的头脑只能容纳有限的词汇。通过从文字恢复图像的方法,读者不仅能大量传递知识,使头脑更加有效地处理,而且能用清晰的图像传递信息,便于回忆。

引用威廉·明托教授的一段话来阐释作者与读者或者说听众的关系

写作时,你好像一位司令官,指挥着千军万马,排队通过一个每次只能通过一个人的狭隘关口;而你的读者则在另一边迎接,将部队进行重新编排和组织。无论主题多么大或者多么复杂,你只能以这种方式表达。

最终你会发现,这就是我们在顺序和编排上对读者应尽的义务,以及为什么修辞学者们除了强调修辞得体和别出心裁外,还把顺序和编排当作对那些给予自己厚爱的人的应尽职责。

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